Ngày nay, việc quản lý kho, quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng và chính xác hơn rất nhều nhờ có những phần mềm quản lý. Một trong số đó là phần mềm quản lý hàng hóa Access. Khi Access xuất hiện, chúng mở ra lời giản cho bài toán quản lý doanh thu bán hàng, quản lý hàng tồn kho và mang đến cho người dùng những tính năng ưu việt nhất.

Dù vậy, sau thời gian dài phát triển và đi vào hoạt động, cho đến bây giờ thì nhiều chủ cửa hàng đã thay thế Access bằng một phần mềm quản lý khác hơn, tối ưu hơn. Phải chăng phương pháp quản lý kho văn phòng phẩm với Access đã không còn hiệu quả?

1. Quản lý kho bằng phần mềm Access là gì?

Mỗi kho có đến hàng trăm nghìn mặt hàng khác nhau, mỗi mặt hàng lại có thời điểm xuất – nhập khác nhau. THật khó tưởng tượng nếu như không có các phần mềm quản lý hỗ trợ thì họ sẽ quản lý chính xác kho đó ra sao? Làm sao để biết được trong kho còn tồn lại hàng gì? số lượng bao nhiêu? Đã xuất đi bao nhiêu hàng?… Có quá nhiều thứ mà chỉ một mình giấy bút, số sách không thể nào hoàn thành tốt nhiệm vụ này.

Access giải được bài toán quản lý kho hàng
Phần mềm Access ra đời, mang đến lời giải cho bài toán quản lý kho hàng hóa hiệu quả nhất.

Bởi vậy, phần mềm Access đã ra đời. Access được hiểu đơn giản như môt phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ, thuộc quản lý của hãng Microsoft. Microsofft Office Access ( MS Access) có thể tạo được cơ sở dữ liệu, cho phép bộ nhớ ghi nhớ các dữ liệu số lượng hàng hóa vào – ra kho hàng ngày. Mỗi mặt hàng được đặt bằng một mã riêng, được quản lý tối ưu bởi Access. Ngoài ra, Access còn có thể tạo ra nhiều ứng dụng khác nhau, giúp quản lý kho có thể vận hành linh hoạt với các bô phận kinh doanh khác trong doanh nghiệp.

Thêm vào đó, đây lại là một phần mềm quản lý có tính bảo mật rất tốt, cho dù được chia sẻ với doanh nghieepj qua Internet nhưng vẫn hạn chế được khả năng thất thoát dữ liệu do hacker xâm nhập.

Nói tóm lại, Access là một phần mềm quản lý kho không thể thiếu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, là trợ lý đắc lực của các chuyên viên kế toán và nhân viên quản lý kho.

2. Cách áp dụng phần mềm Access trong quản lý kho văn phòng phẩm ra sao?

Phương pháp quản lý kho văn phòng phẩm với Access a tuy không còn xa lạ với các công ty, doanh nghiệp lớn nhỏ. Nhân viên, quản lý vẫn sử dụng chúng hàng ngày. Tuy nhiên, đó là khi chúng đã được lập trình có sẵn. Thực chất để có được các thao tác sử dụng đơn giản đó cần một số công đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Giao diện làm việc của Access với người dùng thông qua các bảng số liệu hiển thị. Tuy nhiên các bảng này lại không mặc định trong Access. Muốn có chúng, người dùng phải lập cùng với số lượng hàng hóa trong kho văn phòng phẩm.

Các bảng này có nhiều cột tương ứng với nhiều hạng mục khác nhau như: tên sản phẩm, mã sản phẩm, ngày xuất – nhập, số lượng, ghi chú… Bên cạnh đó, một số bảng khác lại bao gồm các nội dung bán hàng của cửa hàng văn phòng phẩm, bảng khách hàng, bảng hàng hóa…

Nhìn chung, khâu tạo bảng lập giữ liệu này là quan trọng nhất. Nó quyết định đến khả năng bao quát kho văn phòng phẩm của người dùng.

Áp dụng access quản lý kho văn phòng phẩm
Nhìn chung, khâu tạo bảng lập giữ liệu này là quan trọng nhất.

Giai đoạn 2: Sau khi hoàn tất các bảng dữ liệu đầy đủ và chính xác, quản lý có thể tiến hành tạo các truy vấn để xử lý dữ liệu. Ví dụ, khi gõ tìm kiếm một mã hàng vào khung tìm kiếm, ngay lập tức các thông tin liên quan đến chúng như: số lượng tồn kho, số lượng bán ra, ngày nhập kho gần nhất… tất cả sẽ được hiển thị để người dùng nắm rõ nhất. Bảng truy vấn này sẽ đưa ra các mối quan hệ giữa các thông tin có trong các bảng và giúp quản lý dễ dàng theo dõi hơn.

Giai đoạn 3: Giai đoạn thực hiện báo cáo. Phương pháp quản lý kho văn phòng phẩm với Access cho phép người dùng tạo các bản báo cáo gửi về kho. Bạn cũng có thể tạo báo cáo bằng cách thông qua các thông tin có sẵn. Đây cũng là một cách thủ công đơn giản giúp chủ kho hay chủ cửa hàng dễ dàng theo sát các hoạt động ra vào của hàng hóa.

3. Ưu điểm của phương pháp quản lý kho văn phòng phẩm với Access

3.1 Có tính liên kết cao

Bên cạnh phần mềm quản lý kho Access cũng có rất nhiều các nguồn cấp dữ liệu từ bên ngoài. Đó là các tệp văn bản, các cửa sổ làm việc của Excel. Tưởng chừng như chúng phức tạp mỗi khi tiến hành liên kết chúng, tuy nhiên việc kết nối này lại vô cùng đơn giản chỉ bằng một vài thao tác nhỏ. ĐIều này giúp cho các cửa hàng, điểm bán lẻ nhanh chóng cập nhật được các thông tin đến từ kho gửi lên một cách nhanh chóng nhất.

3.2 Dễ dàng sử dụng và quản lý dữ liệu lớn nhưng đơn giản

Ngay cả khi Excel là một cơ sở dữ liệu tệp phẳng đơn thuần nó cũng được dùng để lưu giữ dữ liệu. Access thì lại hoạt động trên nền tảng của Excel. Đa phần dữ liệu của Access nằm trong các cửa sổ làm việc của Excel.

Dễ dàng quản lý dữ liệu lớn
Access có nhiều ưu điểm như tính chính xác cao, xử lý dữ liệu tốt và bảo mật nhiều lớp.

Khi dữ liệu được kết nối, bạn có thể thêm nhiều bảng hơn và tạo truy vấn như đã nói ở trên. Rất đơn giản và dễ nhìn, tuy nhiên, do hoạt động trên nền tảng Excel là chủ yếu nên hầu như Access xử lý được các khối dữ liệu vừa và nhỏ.

3.3 Thiết kế dành cho mọi đối tượng

Phần mềm Access chỉ khó khăn trong giai đoạn 1 nhập dữ liệu, còn khi tiến hành truy vấn nó lại chứng minh đây là một phần mềm vô cùng đơn giản. bằng chứng là bất kỳ ai cũng có thể sử dụng chúng trên nền tảng đã được thiết kế sẵn. Bằng chứng là ngay cả những quản lý, chủ cửa hàng chưa từng tiếp xúc với công nghệ vẫn có thẻ thao tác chúng hàng ngày.

3.4 Tính bảo mật và chính xác cao

Access có các công nghệ mã hóa mới cũng nư các tính năng bảo mật nhiều lớp cho cơ sở dữ liệu. Nhờ vậy, các nguồn dữ liệu được bảo vệ tối đa trước những đe dọa về thất thoát thông tin, đặc biệt là thất thoát vào tay các đối thủ cạnh tranh. Bên cạnh đó, nhờ có khả năng lọc, sắp và phân tích dữ liệu lớn cùng một lúc, Access trả về cho người dùng các kết quả truy vấn vô cùng chính xác.

Xem thêm: Outlook là gì? Tổng quan về phần mềm Outlook

4. Nhược điểm phương pháp quản lý kho văn phòng phẩm với Access

4.1 Phần mềm khá phức tạp đối với những người chưa thành thạo công nghệ cao

Như đã nói trên, tuy rằng phần mềm Access sử dụng thật dễ dàng sau khi được thiết lập. THế nhưng, trước đó, nếu là một người ít tiếp xúc công nghệ thì bạn cần đến một người am hiểu để giúp bạn hoàn thành các công việc trong giai đoạn 1.

Đối với phương pháp quản lý kho văn phòng phẩm với Access khá phức tạp. Chính vì vậy, việc quản lý công nợ, hàng tồn kho có thể đưa đến những khó khăn nhất định. Từ đó khiến cho hieeuj quả công việc bị giảm sút, đặc biết có thể xuất hiện những sai sót, nhầm lẫn trong khâu quản lý kho hàng hóa.

4.2 Khó khăn trong việc quản lý dữ liệu phức tạp

Thị trường kinh doanh ngày một phát triển, nhiều vấn đề nảy sinh cùng là lúc các thông tin dữ liệu cũng dần trở nên phức tạp hơn. Access có thể xử lý nhanh chóng các khối dữ liệu cồng kềnh, tuy nhiên điểm yếu của Access chính là chậm chạp trong việc xử lý các thông tin phức tạp. Điều này khiến cho việc kiểm soát dữ liệu trở nên khó khăn, khó tối ưu.

Khó khăn trong quản lý dữ liệu phức tạp

Nếu tình hình theo dõi các thông tin hàng hóa từ kho bị sai sót, ngưng trệ sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy cho các cửa hàng phân phối, bán lẻ. Một trong hậu quả rõ nhất đó là việc đưa ra những quyết định kinh doanh sai lầm, ảnh hưởng đến doanh thu và công nợ.

4.3 Khó triển khai mô hình hệ thống trong kính doanh

Để các cửa hàng hay điểm phân phối, bán lẻ văn phòng phẩm có thể cập nhật nhanh nhất những thay đổi đến từ kho hàng thì bắt buộc phải có sự kết nối Internet. Nhằm mang đến sự kiểm soát, theo dõi chặt chẽ thì đòi hỏi việc kết nối không được gián đoạn.

Mặc dù phương pháp quản lý kho văn phòng phẩm với Access được cho có tính liên kết cao. Thế nhưng đó là trong mô hình hệ thống nột bộ liên kết giữa Excel và Access. Còn trong việc triển khai mô hình hệ thống qua Internet thì Access lại tỏ ra thiếu chuyên nghiệp. Người dùng sẽ mất rất nhiều thời gian để cập nhật, dẫn đến việc kinh doanh và tương thích với kho ngưng trệ, thiếu hiệu quả và có thể phát sinh những sai lầm không đáng có.

5. Phương pháp quản lý kho văn phòng phẩm với Access còn hiệu quả không?

Như vậy, câu trả lời cho câu hỏi “Phải chăng phương pháp quản lý kho văn phòng phẩm với Access đã không còn hiệu quả” còn tùy thuộc vào quy mô và hình thức hoạt động của công ty/ doanh nghiệp.

Access còn hiệu quả không
Nếu là một chủ kho hàng, bạn hãy tìm hiểu thêm một số phần mềm quản lý kho khác để đạt được hiệu suất làm việc tối ưu nhất.

Nếu công ty hoạt động với quy mô vừa và nhỏ, kho hàng văn phòng phẩm chỉ dừng lại ở 1 đến 2 kho, cùng các điểm bán hàng của mỗi kho từ 3 – 5 kho thì bạn hoàn toàn có thể dùng phần mềm Access và sử dụng triệt để tính năng của nó. Thế nhưng nếu doanh nghiệp bạn đã nâng tâm quy mô lên thành các cơ sở bán hàng lớn đi kèm phân phối hàng hóa cho nhiều cửa hàng thì phần mềm này không thể hoạt động ổn định với nhiều kho. Bởi các thao tác quản lý kho giờ đâ rất phức tạp, một mình Access không thể xử lý chúng với khối lượng dữ liệu vừa lớn vừa phức tạp như vậy.

Chính vì vậy, giải pháp tốt nhất là nên tìm kiếm những phần mềm quản lý khối dữ liệu lớn hơn, để có thể tối ưu việc quản lý một cách nhanh chóng nhất.

Nói tóm lại, phương pháp quản lý kho văn phòng phẩm với Access là một công cụ không thể thiếu của các kho hàng nói chung và kho văn phòng phẩm nói riêng. Chúng giúp cho việc theo dõi kho, quản lý hàng hóa và quản lý kinh doanh diễn ra suôn sẻ hơn. Mặc dù vậy, hiện nay với sự phát triển rầm rộ của công nghệ đã khiến phần mềm này vấp phải nhiều khó khăn, mang đến hiệu quả làm việc chưa cao. Bởi vậy, nếu là một chủ kho hàng, bạn hãy tìm hiểu thêm một số phần mềm quản lý kho khác để đạt được hiệu suất làm việc tối ưu nhất. Bạn có thể tham khảo phần mềm kiểm kho như KiotViet, Ramco, ERP

Hi vọng bài viết mang đến nhiều thông tin hữu ích đến cho bạn đọc!