Hiện nay các phần mềm SaaS đang ngày càng trở nên thông dụng nhưng liệu mọi người đã nắm được đầy đủ kiến thức về phần mềm dạng dịch vụ này hay chưa? Nếu chưa thì hãy cùng Trainingbyemail đi vào bài viết này để hiểu rõ hơn về SaaS cũng như lợi ích của phần mềm dạng dịch vụ này đối với các doanh nghiệp nhé.
SaaS là gì?
SaaS là viết tắt của từ Software as a service, hay còn gọi là phần mềm dưới dạng dịch vụ, chỉ hình thức cung cấp phần mềm dưới dạng dịch vụ thông qua kết nối mạng.
Một phần mềm dạng dịch vụ được tạo ra và duy trì trên nền tảng web, người dùng cần truy cập đến phần mềm thông qua kết nối mạng. Họ có thể sử dụng phần mềm một cách miễn phí (nếu có cung cấp), tuy nhiên để sử dụng toàn bộ tính năng của nó, thông thường họ phải bỏ ra một khoản phí.
Cụ thể, một ứng dụng Software as a service có thể có 2 phiên bản là miễn phí và trả phí:
- Miễn phí (freemium): có thời hạn hoặc vô hạn nhưng bị giới hạn chức năng, số lượng người sử dụng, thiết bị,…
- Trả phí (premium): Thường trả phí theo chu kỳ và được chia thành nhiều gói dịch vụ có quy mô khác nhau để phù hợp nhu cầu đa dạng của khách hàng
Trong điện toán đám mây (cloud computing) thì SaaS là một trong 3 loại chính bên cạnh cơ sở hạ tầng dưới dạng dịch vụ (Infrastructure as a Service – IaaS) và nền tảng dưới dạng dịch vụ (Platform as a Service – PaaS).
Một ví dụ điển hình của một công ty cung cấp phần mềm dạng dịch vụ có thể kể đến là Zoho với những hệ sinh thái ứng dụng rộng lớn bao gồm: Mail, Meeting, CRM, Finance, Commerce, v.v. Các ứng dụng SaaS của Zoho có đủ sự đa dạng để phục vụ mọi doanh nghiệp và mọi tác vụ mà một doanh nghiệp cần.
Bên cạnh đó, Google, Oracle, hay kể cả Microsoft cũng là những doanh nghiệp cung cấp phần mềm dạng dịch vụ khổng lồ và cực kỳ phổ biến. Với đầu tàu là những ông lớn như vậy, không bất ngờ khi ngành công nghiệp SaaS được ước tính sẽ đạt giá trị 95 tỷ đô-la Mỹ vào cuối năm 2022.
Riêng thị trường Việt Nam, các công ty SaaS cũng mọc lên như nấm và đang dần chiếm lĩnh thị trường, giúp tốc độ phát triển của ngành cloud computing ở Việt Nam thuộc vào hàng nhanh nhất châu Á.
Lợi ích của SaaS đối với các doanh nghiệp
Tiết kiệm chi phí
Một trong những lợi ích lớn lao nhất mà người dùng có được khi mua một phần mềm SaaS thay vì dạng phần mềm mua một lần (on-premise) truyền thống chính là giá cả. Khách hàng sẽ tiết kiệm được chi phí, thậm chí là rất đáng kể khi sử dụng phần mềm dạng dịch vụ nhờ vào những đặc điểm của loại công cụ này.
Ứng dụng SaaS được phát triển, duy trì, và triển khai trên nền web, là một dạng tương tự các ứng dụng web (web application). Công nghệ web app này hiện đại và linh hoạt hơn, bên cạnh đó, ngôn ngữ lập trình cũng tân tiến và dễ học, dễ viết hơn.
Cộng thêm với những đặc điểm khác trong quá trình xây dựng và vận hành, một ứng dụng SaaS có chi phí phát triển và bảo trì thấp hơn. Người dùng vì vậy cũng cần phải trả ít tiền hơn cho nó. Ngoài ra, phần mềm dạng dịch vụ còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản đầu tư không hề nhỏ cho nhân lực và các trang thiết bị.
Các phần mềm on-premise lỗi thời thường là cả một hệ thống phức tạp với hàng trăm tính năng, do đó đòi hỏi phải có các chuyên viên IT phụ trách. Khi có lỗi xảy ra cũng không thể giải quyết một cách nhanh chóng như các ứng dụng SaaS ngày nay.
Quan trọng hơn nữa là chúng cần có một cơ sở hạ tầng phần cứng đủ mạnh để có thể vận hành hiệu quả. Doanh nghiệp cần đầu tư hệ thống máy chủ, máy tính cá nhân, và các thiết bị hỗ trợ khác,… Sau đó họ cũng lại mất thêm một khoảng thời gian để lắp đặt, cấu hình máy tính trước khi có thể đưa phần mềm vào vận hành trơn tru.
Do đó, phần mềm dạng dịch vụ thực sự là một vị cứu tinh cho các doanh nghiệp khi chỉ cần một vài thao tác là có thể triển khai ứng dụng trên toàn hệ thống, bỏ qua các bước lắp đặt phức tạp, không cần đội ngũ IT đông đúc, cũng như không yêu cầu phần cứng đắt đỏ.
Ngoài ra, SaaS cung cấp dưới dạng dịch vụ nên người dùng có thể ngưng sử dụng bất cứ lúc nào. Các gói dịch vụ chỉ có thời hạn cố định, thấp nhất là 1 tháng. Trong khi đó các phần mềm on-premise thường đòi hỏi sự cam kết từ phía người dùng, bán bản quyền phần mềm trong vòng 1 hoặc 3 năm.
Luôn được cập nhật, sử dụng tính năng mới nhất
Vì sự đồ sộ của mình mà những phần mềm truyền thống thường phải chờ đợi rất lâu mới tiếp cận được với những bản cập nhật, vá lỗi. Nhà cung cấp cần nhiều thời gian để áp dụng và kiểm tra lỗi trên toàn hệ thống trước khi đưa những tính năng mới mẻ vào.
Trái ngược với đó, các ứng dụng SaaS ngày nay được cập nhật liên tục và tức thì, dễ dàng và cũng rất nhanh chóng. Chu kỳ cập nhật vá lỗi có thể rất ngắn và cực kỳ thường xuyên, thậm chí nếu có những lỗ hổng tạo nguy cơ bị tấn công lớn, phần mềm có thể được hotfix ngay lập tức.
Do đó, sự ổn định và tính bảo mật, an toàn dữ liệu cũng được nâng cao hơn nhiều so với trước kia.
Các tính năng mới cũng được nhà phát triển đưa vào thường xuyên hơn theo yêu cầu của người dùng và theo xu hướng của thị trường. Bạn sẽ dễ dàng tiếp cận những tính năng hữu ích để hoàn thành công việc nhanh và hiệu quả hơn, bắt kịp hiệu suất với các đối thủ.
Việc cập nhật các phần mềm SaaS được triển khai ở máy chủ ứng dụng (server-side) thay vì máy chủ client (client-side) như trước đây. Do đó, những hoạt động ở máy chủ client, tức là ở tại doanh nghiệp của bạn, sẽ không có bất cứ gián đoạn hay ảnh hưởng gì.
Chỉ có phần mềm SaaS là sẽ phải bị tạm ngưng, nhưng chỉ một khoảng thời gian ngắn thôi sẽ có thể được sử dụng trở lại.
Dễ dàng làm quen, sử dụng
Đặc điểm chung của tất cả những ứng dụng SaaS chính là bạn có thể bắt tay vào sử dụng ngay và luôn. Không có bất cứ giai đoạn cài đặt phức tạp nào hết. Bạn sẽ đăng ký các tài khoản với nhà cung cấp dịch vụ, đăng nhập và bắt đầu sử dụng ứng dụng.
Trải nghiệm người dùng (user experience) của những phần mềm dạng dịch vụ cũng nhỉnh hơn những ứng dụng truyền thống. Chúng có giao diện trực quan, thiết kế hiện đại, bắt mắt, cũng như khả năng nhanh chóng thực hiện những tác vụ cần thiết.
Quá trình làm quen, học tập, và sử dụng thành thạo những phần mềm SaaS là tương đối ngắn hơn so với phần mềm on-premise, tạo điều kiện rút ngắn quá trình đào tạo nhân viên hay chuyển dịch sang một hệ thống, phần mềm mới.
Khả năng liên kết của phần mềm Saas
Một đặc điểm của phần mềm dạng dịch vụ mà các phần mềm truyền thống sẽ mất rất lâu để vượt mặt chính là khả năng liên kết với những ứng dụng khác (integration).
Các ứng dụng SaaS luôn cho phép người dùng kết nối với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái hoặc thậm chí ngoài hệ sinh thái của nhà cung cấp.
Việc này cung cấp sự linh hoạt tối đa, cho phép người dùng phối hợp các ứng dụng khác nhau để hoàn thành công việc. Họ không cần ải phải từ bỏ những công cụ yêu thích và đang hiệu quả của mình chỉ vì nó không tương thích với ứng dụng SaaS.
Khả năng liên kết với những phần mềm khác của SaaS sẽ tăng hiệu suất làm việc và đảm bảo dòng chảy công việc (workflow) một cách tuyệt đối.
Mở rộng quy mô sử dụng
Thực tế thì đối với các ứng dụng dạng on-premise truyền thống, người dùng thường phải trả nhiều tiền hơn cho nhu cầu của họ. Phần mềm sử dụng có vô số những công cụ, tính năng mà họ không cần dùng tới.
Đối với SaaS, bạn chỉ cần trả đủ cho nhu cầu và mục đích sử dụng của mình. Các dịch vụ thường chia ra rất nhiều gói (plan) khác nhau, phù hợp cho các doanh nghiệp hoặc các nhóm làm việc quy mô khác nhau. Cho dù là nhóm 5 người, 10 người, một phòng 20 hay cả công ty 100 người, vẫn sẽ có những gói dịch vụ phù hợp.
Khi nhu cầu của bạn tăng hoặc quy mô kinh doanh mở rộng, bạn có thể dễ dàng nâng cấp lên các mức độ dịch vụ khác. Sự linh hoạt này khiến cho SaaS ngày càng trở thành một sự lựa chọn phổ biến cho tất cả các doanh nghiệp trên thị trường.
Điểm bất cập của Phần mềm dạng dịch vụ
Lệ thuộc vào internet
Đây là điểm yếu chí tử của cả ngành dịch vụ điện toán đám mây chứ không chỉ riêng SaaS. Việc lệ thuộc quá nhiều vào đường truyền internet để truyền tải thông tin sẽ gây ra các phiền toái khi các sự cố mạng xảy ra.
Tuy có tốc độ phát triển chóng mặt, nhưng chất lượng đường truyền internet ở Việt Nam vẫn chỉ thuộc hàng trung bình so với các nước phát triển. Cơ sở hạ tầng và công tác bảo trì đường truyền cũng chưa thực sự tốt, thường xuyên xảy ra tình trạng chập chờn hoặc thậm chí là rớt mạng.
Do đó, việc sử dụng các ứng dụng SaaS chỉ hoạt động trên nền web sẽ kém ổn định hơn những phần mềm đã được cài vào máy tính, dễ gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của doanh nghiệp.
Độ bảo mật của Saas
Tính bảo mật chính là lý do thứ hai khiến các công ty chần chừ trong việc chuyển đổi sang hệ thống SaaS. Bởi vì như vậy là dữ liệu của doanh nghiệp được đặt trong các cơ sở hạ tầng, máy chủ và thiết bị của một bên thứ ba.
Một số công ty cho rằng rủi ro bảo mật là đủ lớn để che lấp những lợi ích tuyệt vời mà phần mềm này có thể mang lại.
Điều này đòi hỏi các nhà cung cấp phần mềm dạng dịch vụ phải tăng cường sự trao đổi và xây dựng niềm tin ở người dùng, đưa ra và thực hiện những cam kết về bảo mật và an toàn dữ liệu để họ có thể yên tâm sử dụng dịch vụ.
Bắt buộc cập nhật
Có câu “cái gì không sai thì đừng sửa”. Những công ty lớn thường ưa chuộng sự ổn định và rất ít khi thay đổi hệ thống của mình, nhất là những phần mềm máy tính.
Nhưng các các ứng dụng SaaS cập nhật một cách bắt buộc, đi kèm với các bản vá lỗi là những tính năng mới mẻ được thêm vào.
Điều này có thể đòi hỏi người sử dụng phải mất chút công sức để tìm hiểu và làm quen lại với ứng dụng. Trong một số trường hợp nó có thể làm gián đoạn công việc và gây cảm giác khó chịu cho người dùng.
Bên cạnh đó, dù đã được kiểm tra trước khi cập nhật, nhưng những thay đổi vẫn có thể phát sinh các lỗi lớn nhỏ. Việc này cũng tăng tỷ lệ làm giảm sự ổn định của hệ thống, gây ảnh hưởng tiêu cực lên công việc và cả doanh nghiệp.
Lời kết
Trên đây là giải thích SaaS là gì và lợi ích về phần mềm dạng dịch vụ. Có thể thấy SaaS mang lại rất nhiều lợi ích trong khi những nhược điểm của nó lại không đáng kể, và phần mềm dạng dịch vụ sẽ trở thành một xu hướng không thể bỏ qua trong tương lai.
Một số phần mềm dạng dịch vụ nổi tiếng khác có thể kể đến Misa, Mailchimp, Salesforce, Amazon Web Services, Dropbox, IBM, Microsoft, Oracle Slack, ServiceNow,… bạn có thể tham khảo thêm nhé.
>>> Xem thêm: Top 10 phần mềm lập trình cho người mới bắt đầu