Excel là một công cụ quản lý, tính toán dữ liệu đa năng, không chỉ sử dụng cho các thao tác kế toan cơ bản mà nhiều người còn sử dụng chúng để quản lý nhà trọ, hoặc tính toán sổ sách kinh doanh. Tuy nhiên hiện nay, đã có nhiều phần mềm xuất hiện, khiến cho những người quản lý nhà trọ, căn hộ thắc mắc rằng liệu có nên tìm tòi và bỏ chi phí để mua phần mềm quản lý nhà trọ đó, hay vẫn tiếp tục tận dụng công cụ Excel miễn phí mà tiện lợi. Dưới đây là một số phân tích để bạn biết được nên ưu tiên lựa chọn nào nhé.
Ưu điểm của Excel khi dùng để quản lý nhà trọ
Có lẽ nếu đi thống kê tổng quan, thì hầu hết các chủ nhà trọ hiện nay đều sử dụng Excel cho việc quản lý nhà trọ, tiền thu chi của mình. Họ lựa chọn phần mềm Excel bởi những ưu điểm dưới đây:
Sự có sẵn
Microsoft Excel có sẵn do được hệ thống Microsoft tích hợp sẵn trong máy tính (trừ những máy sử dụng hệ điều hành khác Microsoft). Do đó bạn không cần tốn công tìm kiếm, lựa chọn như khi sử dụng phần mềm khác. Đồng thời việc cài đặt Microsoft Office cũng vô cùng dễ dàng.
Đáp ứng được các nhu cầu tính toán cơ bản
Microsoft Excel với nhiều tùy chọn và các phép tính nhanh gọn… đáp ứng được cho nhu cầu tính toán cơ bản như tiền nhà, điện, nước, phí Internet… của cả khu trọ. Ứng dụng Excel này giúp bạn nhập, lưu trữ số số liệu, giải các phép toan bằng các hàm cơ bản, lập báo cáo thống kê, phân tích về khách hàng, doanh thu, thậm chí lập cả biểu đồ để tổng kết theo thời gian. Nội dung báo cáo sẽ tự động cập nhật khi thay đổi các tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng).
Tiết kiệm chi phí
Phần mềm này có thể cài đặt một cách miễn phí (tuy nhiên cách này không được khuyến khích, mà vẫn nên mua bản quyền Microsoft Office hẳn hoi để tránh các trường hợp bị lỗi chương trình). Nếu tốn phí, chi phí cũng không đáng kể, mà bạn lại sở hữu cả một bộ phần mềm Microsoft Office gồm nhiều ứng dụng khác nhau.
Thao tác sử dụng đơn giản
Thao tác sử dụng Excel khá đơn giản, bởi hầu như ai cũng đã được học qua và sử dụng bộ Microsoft Office, ngoài ra nếu bạn không rõ bất kỳ thao tác vào, việc tìm kiếm cũng rất dễ dàng, thậm chí có cả video minh họa dành cho những ai chưa thông thạo.
Khuyết điểm của Excel khi dùng để quản lý nhà trọ
Bên cạnh những ưu điểm, Excel tồn tại khá nhiều khuyết điểm, đặc biệt với những mô hình quản lý việc cho thuê lớn như khu căn hộ, chung cư, khu dân cư… sẽ càng lộ ra nhiều khuyết điểm, mà những phần mềm online hiện nay đã khắc phục được. Dưới đây là một số khuyết điểm của Excel khi dùng để quản lý nhà trọ:
Không thể sử dụng được trên thiết bị thông minh
Hiện nay, với sự lên ngôi của máy tính bảng, điện thoại thông minh, người ta càng chuộng việc sử dụng nó không chỉ trong giải trí, hoạt động hằng ngày mà còn ngay cả trong công việc. Bạn hãy tưởng tượng bạn đang quản lý cả khu phòng trọ rộng lớn, mà bạn cũng chẳng dám dành cho bản thân hay gia đình vài ngày nghỉ để thư giãn chỉ vì việc cập nhật và thống kê dữ liệu bằng Excel quá bất tiện, nó chỉ có thể thực hiện trên máy tính. Ngược lại, nếu bạn sử dụng các phần mềm quản lý nhà trọ, hạn chế này sẽ được cải thiện đáng kể vì bạn có thể truy cập bất cứ ở đâu, khi nào và trên bất cứ thiết bị nào.
Khó khăn trong việc quản lý quá nhiều nguồn dữ liệu
Nếu bạn chỉ quản lý mô hình phòng trọ nhỏ vài chục phòng, hay những nhà nghỉ, khách sạn tầm 1-2 sao, Excel có thể đảm đương những yêu cầu cần thiết về dữ liệu. Tuy nhiên khi sở hữu và vận hành quy mô khách sạn tầm ba sao trở lên, hay là bạn cho thuê nhiều phòng trọ ở nhiều địa điểm khác nhau, Excel sẽ khiến bạn phải đau đầu với hàng tá dữ liệu từ các nguồn khác nhau. Chỉ mỗi khách thuê trọ thôi đã mang đến quá nhiều thông tin mà những thao tác thủ công trên Excel không thể đảm đương như thông tin người thuê trọ kèm giấy tờ tùy thân, số lượng khách/phòng, số đêm ở, tiền đặt cọc, thời gian đi – ở, các chi phí như giặt ủi, điện nước, Internet, chi phí phát sinh…
Không xuất được hóa đơn
Nếu sử dụng phương pháp quản lý bằng Excel theo cách truyền thống, các chủ nhà trọ sẽ tiến hành tính toán tất cả chi phí dịch vụ từ tiền nhà, tiền điện nước hay chi phí dịch vụ khác rồi tự đưa cho từng khách ở thuê, và tất cả những hình thức này đều chỉ là giao dịch miệng, hoàn toàn không có hóa đơn chứng từ gì cụ thể. Trường hợp này nhìn tuy thuận tiện, nhưng nó sẽ phát sinh nhiều khúc mắc trong trường hợp chi phí hai bên bất đồng, khách thuê đóng tiền không đúng thời hạn, hoặc bạn cần đi công tác dài hạn và cần hóa đơn để gửi lại cho công ty. Do đó, nếu chuyên nghiệp, các chủ trọ hãy tự trang bị một phần mềm quản lý có cả chức năng tự tính tổng chi phí và xuất hóa đơn cho khách ở trọ, để tăng cường việc minh bạch giữa hai bên người thuê lẫn người cho thuê.
Không tự xuất báo cáo
Bảng báo cáo kết quả kinh doanh sẽ giúp từng chủ nhà trọ thấy được sự cân bằng giữa thu nhập (doanh thu) và chi phí trong từng kỳ kế toán, cũng như theo dõi tình trạng lợi nhuận trong thời gian lâu dài, từ đó có phương án phù hợp để thúc đẩy việc cho thuê, tìm kiếm khách cho thuê. Rõ ràng Excel có thể giúp bạn tổng hợp các số liệu, nhưng chỉ là trong thời gian ngắn hạn với nguồn dữ liệu đầu vào nhất định. Nếu áp dụng cho chu kỳ dài hạn, quá nhiều thông tin khác nhau từ khách thuê cũng như các nguồn chi phí xuất phát từ chủ cho thuê, phần mềm quản lý phòng trọ sẽ tối ưu hơn. Việc bạn cần làm chỉ là chọn mốc thời gian, số liệu cần xuất và một cú click, phần mềm sẽ thay bạn thực hiện tất cả thao tác mà bạn không cần mất thời gian tính toán từng số liệu nhỏ như Excel.
Dữ liệu phân tán và bảo mật kém
Nếu sử dụng Excel để quản lý việc quản lý dữ liệu thuê nhà, bạn sẽ phải lưu trên nhiều sheet khác nhau, rồi tách ra nhiều file nhất định. Chính vì vậy, dữ liệu thường không tập trung và thiếu thống nhất. Do đó trong trường hợp bạn cần lấy thông tin bất kỳ, nó sẽ phát sinh khó khăn trong quá trình sử dụng. Rủi ro hơn cả là khi bạn vô tình để mất dữ liệu của mộ khoảng thời gian bất kỳ nào đó hoặc mất dữ liệu toàn bộ, thì khả năng phục hồi rất thấp.
Nhưng hệ thống quản lý dữ liệu nhà trọ sẽ giúp cho dữ liệu của bạn được thống nhất, có độ bảo mật cao (do thường phải trả phí bản quyền) nên việc mất thông tin hầu như xảy ra rất ít. Thậm chí nó còn giúp bạn back-up dữ liệu, nên bạn không cần lo việc phục hồi thông tin chẳng may có sự cố xảy ra.
Quả thật những phần mềm quản lý dữ liệu nhà trọ tuy ban đầu có một chút bất tiện và tốn kém về chi phí, nhưng về lâu dài đây là phương án giúp bạn tối ưu hóa chi phí, nguồn lực, tăng hiệu quả kinh doanh cũng như sự chuyên nghiệp. Hiện nay có nhiều phần mềm quản lý phòng trọ tốt trên thị trường, nhưng phần mềm tôi nghĩ là tốt nhất hiện nay chính là Mona.house. Bạn có thể tham khảo để sử dụng phần mềm – app này tại: https://mona.house/. Training By Email chúc bạn thành công!