Outlook là một phần mềm quản lý cá nhân được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Nhưng không phải ai cũng biết rõ về phần mềm outlook và viết phần mềm liên quan. Ở bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp tới bạn những kiến thức tổng quan về phần mềm này.

Phần mềm Outlook là gì?

Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân được nhà sản xuất Microsoft. Phần mềm này bao gồm nhiều công cụ khác nhau như: Email, công việc quản lý, quản lý  liên lạc, lịch, ghi chú, tạp chí, duyệt web,…

Công cụ Outlook được sử dụng như một tiện ích độc lập hoặc kết hợp với nhiều ứng dụng khác theo nhu cầu của người dùng. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng outlook cho một team nhiều người dùng để chia sẻ các hộp thư, thời gian biểu, trao đổi thư mục, danh sách sharePoint hay lịch trình công việc, lịch họp,…

Phiên bản này không áp dụng miễn phí. Muốn dùng bạn cần phải đặt mua phiên bản hoàn chỉnh và trả trước khi có nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên thì điều này vẫn không phải là vấn đề với những công ty, tập đoàn lớn, bởi lợi ích mà outlook mang lại hoàn toàn vượt trội so với khoảng chi phí bỏ ra. Theo công ty công nghệ Viryatechnologies thì Outlook là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động vận hành, đặc biệt là trong vấn đề trao đổi thư điện tử.

Kiến thức tổng quan và chi tiết về phần mềm outlook

Dưới đây là đôi nét về phần mềm Microsoft Outlook bạn có thể chưa biết:

Vài nét về quá trình hình thành

Outlook được biết đến là một công cụ tiện ích trong Microsoft Office 97, được Microsoft phát hành rộng rãi từ năm 1997. Microsoft Outlook được tích hợp trong nhiều bộ ứng dụng khác nhau của Microsoft Office với nhiều phiên bản khác nhau từ 2010, 2013, 2016 và cả Office 365. Phần mềm này bao gồm nhiều công cụ khác nhau như: lịch, email, công việc quản lý, ghi chú, quản lý liên lạc, tạp chí, duyệt web,…

Mặc dù bộ nào cũng có, những không phải tất cả các phiên bản Microsoft Office nào cũng có Outlook. Ví dụ như Microsoft Outlook có sẵn trong 365 Home bạn sẽ thấy chúng không có trong Office Home & Student 2016 dành cho máy tính.

Ứng dụng của phần mềm Outlook

Sử dụng phần mềm Microsoft Outlook sẽ giúp bạn có một công cụ mạnh để thực hiện các tác vụ chuyên sâu của email. Phần mềm này sẽ giúp bạn quản lý email một cách đơn giản, thuận tiện và chuyên nghiệp hơn.

Với Microsoft Outlook, bạn có thể dễ dàng đồng bộ các dữ liệu cá nhân từ các phương tiện như điện thoại, máy tính, ipad như một phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp. Bạn chỉ cần đăng nhập vào tài khoản đó với Microsoft Account của mình là có  thể sử dụng đồng bộ.

Các chức năng của Outlook cho phép bạn có thể theo dõi, gửi và nhận email từ cùng một ứng dụng outlook ngay cả khi bạn ở bất cứ đâu. Bạn cũng có thể hoãn gửi email, yêu cầu biên nhận, thậm chí là hơn thế nữa…

Việc tích hợp các dữ liệu cá nhân với Outlook sẽ đem tới cho bạn rất nhiều lợi ích hấp dẫn. Mọi thao tác bao gồm việc tích hợp danh bạ, lịch, danh sách công việc,… đều được đồng bộ với các thiết bị bạn sử dụng, đảm bảo bạn sẽ không bỏ quên hay nhỡ bất cứ việc gì.

Ưu điểm của phần mềm Outlook

Một số ưu điểm của phần mềm Microsoft Outlook mà bạn có thể dễ dàng thấy như:

1. Đa dạng kết nối

Tính năng đa dạng kết nối giúp Outlook nhận được khá nhiều sự yêu thích của người dùng. Phần mềm tích hợp với hầu hết các trang mạng xã hội đang chiếm ưu thế hiện nay (Facebook, Twitter hay LinkedIn…).

Với tính năng này, người dùng email có thể dễ dàng check mail, vừa lướt mạng xã hội một cách dễ dàng mà không lo bị ảnh hưởng gì. Bạn cũng có thể tích hợp thêm ứng dụng Skype để trò chuyện qua đó.

Ngoài ra, Outlook của Microsoft cũng cho phép sử dụng cả những ngôn ngữ lập trình hiện đại như HTML và CSS. Qua đó, người dùng có thể thỏa sức sáng tạo, giúp bức thư của mình trở nên sống động, thu hút người đọc hơn dựa trên phần mềm soạn thảo HTML. Không những thế, Outlook cũng giúp bạn phân nhóm thư đến, lọc thư riêng cá nhân và doanh nghiệp cho bạn nữa đó.

2. Khả năng chống spam và tính bảo mật cao

Với các thao tác ngăn chặn email theo địa chỉ và tên miền cụ thể giúp chống spam cao hơn. Bạn chỉ cần khởi tạo địa chỉ email dùng một lần cho các hoạt động gửi email một lần hoặc email marketing. Bạn sẽ không còn lo lắng bị làm phiền và khó chịu bởi các email spam nữa.

Đặc biệt hơn, khi dùng phần mềm Outlook, bạn có thể tạo, xóa, thay đổi các địa chỉ email và đăng nhập tạm thời một cách dễ dàng hơn rất nhiều.

3. Không gian lưu trữ lớn, tốc độ truy cập nhanh hơn

Hầu hết mọi người dùng đều mong muốn các công cụ tiện ích, ứng dụng có được không gian lưu trữ rộng với tốc độ truy cập nhanh chóng. Và phần mềm này chắc chắn sẽ đáp ứng được mong muốn đó của bạn.

Tất cả email sẽ được sắp xếp theo tiêu chí dung lượng, thời gian nhận, thời gian gửi,.. giúp bạn có thể dễ dàng tra cứu lại email nhanh và đơn giản hơn.

Không những thế, Outlook cũng hỗ trợ việc gửi email đính kèm dưới dạng tệp tin có dung lượng lớn. Phần mềm còn có thể kết hợp với OneDrive, Skydrive,.. Outlook cũng có thể khôi phục lại các email đã xóa ngay cả khi bạn đã hoàn tất  thao tác xóa thư vào thùng rác.

Microsoft Outlook đem tới cho người dùng rất nhiều tính năng hấp dẫn. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách cài đặt cũng như sử dụng hiệu quả tiện ích tuyệt vời này.

Cách cài đặt và sử dụng phần mềm outlook

Ứng dụng Microsoft Outlook có thể đã có sẵn trên máy tính, tablet hoặc smartphone của bạn. Do đó, nếu có nhu cầu sử dụng outlook, bạn cần kiểm tra công cụ xem đã có chưa trước khi cài đặt.

Cách kiểm tra phần mềm Microsoft Outlook trên máy tính

Tìm Outlook trên PC

Để kiểm tra, trước tiên bạn vào ô tìm kiếm của menu Start (windows 7), Start Screen (Windows 8) Taskbar (Windows 10), sau đó gõ outlook và nhấn Enter.

Với các dòng Mac, bạn hãy tìm nó trên sidebar trong Finder, dưới Applications.

Nếu tìm Microsoft Outlook trên điện thoại, bạn có thể tìm ở mục Search hoặc vào kho ứng dụng.

Các phiên bản khác nhau của Microsoft outlook

Đôi khi Outlook được gọi với nhiều thuật ngữ khác nhau khiến bạn có thể nhầm lẫn về Microsoft outlook. Thực tế lại khá đơn giản, à một số thuật ngữ bạn có thể gặp với Outlook như: Outlook, Outlook 365, Outlook email, Microsoft email, Outlook Express, Outlook Online, Outlook Hotmail, Microsoft Office email,…

Trên đây là một số khái quát về Microsoft Outlook bạn nên biết. Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm Outlook, bạn có thể tìm hiểu chi tiết từng phiên bản và lựa chọn sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng nhất nhé.