Phần mềm hóa đơn điện tử cần gì?
Phần mềm hóa đơn điện tử là phần mềm chuyên dụng để phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn ảo trên hệ thống điện tử. Đây là giải pháp xuất hóa đơn hàng đầu hiện nay cho các doanh nghiệp. Nhất là những đơn vị có nhiều giao dịch hóa đơn một cách thường xuyên và liên tục.
Ứng dụng hóa đơn điện tử cũng tương tự như các công cụ kế toán, văn phòng thông thường. Mục đích chính là làm cho việc lập hóa đơn của doanh nghiệp trở nên đơn giản và dễ dàng. Nó thường được sử dụng cùng với hóa đơn điện tử trong kê khai thuế và thông tin doanh nghiệp
Tại sao các doanh nghiệp cần phải sử dụng phần mềm hóa đơn
Cải thiện các vấn đề về chi phí và thời gian
So với việc sử dụng hóa đơn giấy, thì dùng hóa đơn điện tử có thể giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí. Trong đó bao gồm in hóa đơn, mực in, vận chuyển hóa đơn cho khách hàng, mua sắm thiết bị lưu trữ.
Ngoài ra, ứng dụng hóa đơn điện tử miễn phí còn có thể giúp các công ty tiết kiệm được nhiều thời gian. Nếu bạn sử dụng hóa đơn giấy thì việc ghi thông tin cho từng tờ hóa đơn sẽ mất thời gian, thời gian giao hóa đơn cho khách hàng phải mất từ 3-5 ngày.
Giờ đây để sử dụng hóa đơn điện tử, bạn chỉ cần nhập một số thông tin cơ bản của người mua, sau đó bấm “gửi” là khách hàng sẽ nhận được ngay thông báo phát hành hóa đơn điện tử của công ty bạn.
Giảm các thao tác thủ tục hành chính liên quan đến thuế
Thực hiện qua hệ thống in hóa đơn điện tử:
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, bộ phận hành chính doanh nghiệp không phải mất thời gian lập hồ sơ và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử với cục thuế. Vì đơn giản khi đăng ký sử dụng hóa đơn trực tuyến, bạn đã có mã của bên thuê nên các thông tin liên quan đến hóa đơn đã được gửi và cập nhật đầy đủ trên hệ thống quản lý thuế.
Giảm thời gian sử dụng hóa đơn báo cáo:
Do hệ thống phần mềm tự động xác định số lượng hóa đơn điện tử đã sử dụng; nên doanh nghiệp không cần gửi hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử hoặc chuẩn bị báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử có thể cải thiện tính bảo mật
So với hóa đơn giấy, ưu điểm lớn nhất của hóa đơn điện tử là hóa đơn điện tử không thể làm giả được. Vì hóa đơn điện tử luôn có mã xác nhận của cơ quan thuế nên đảm bảo an toàn cho người sử dụng và người nhận.
Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm phát hành hóa đơn điện tử, nếu viết sai vẫn có thể sửa lại tên, mã số thuế, địa chỉ hoặc đơn hàng của người mua.
Dễ dàng kiểm soát và quản lý hóa đơn
Hóa đơn đóng vai trò vô cùng quan trọng vì nó liên quan đến việc kê khai thuế, do đó nếu bạn làm mất hóa đơn sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến việc kinh doanh. Theo Thông tư 176/2016 / TT-BTC, nếu doanh nghiệp làm mất hóa đơn sẽ bị phạt đến 8 triệu đồng. Tuy nhiên, với việc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát được hóa đơn đã lưu, đơn giản hóa việc xử lý và quản lý hóa đơn, kê khai thuế nhanh hơn.
Tiêu chí lựa chọn hệ thống in hóa đơn điện tử
Đảm bảo sự tin cậy và toàn vẹn thông tin có trong hóa đơn điện tử, tránh trường hợp bị sửa đổi và tẩy xóa
Các thông tin trong hóa đơn điện tử có thể được truy cập và sử dụng ở dạng đầy đủ khi cần thiết. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý dưới dạng bản cứng trong giao dịch trực tuyến hoặc in trực tiếp qua phần mềm in hóa đơn.
Phần mềm hóa đơn điện tử phải sử dụng ổn định, đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng và hoạt động ổn định, không gặp sự cố nào. Trong quá trình sử dụng kinh doanh, nhà cung cấp phần mềm phải tuân thủ đầy đủ chính sách bảo hành.
Có khả năng bảo mật cao, tích hợp nhiều tính năng và nhiều trải nghiệm cho người dùng
Top 5 phần mềm hóa đơn điện tử
Dưới đây là danh sách 5 công cụ hóa đơn điện tử được tìm kiếm nhiều nhất trên hiện nay. Các phần mềm hóa đơn điện tử này được phát triển trên nền tảng công nghệ cao, có thể mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng và hoàn toàn đảm bảo tiêu chuẩn của phần mềm chất lượng cao.
Ứng dụng hoá đơn điện tử Mona Media
Mona Media là một trong những đơn vị hàng đầu thiết kế ứng dụng hóa đơn điện tử chính xác và an toàn nhất hiện nay. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, phong cách làm việc chuyên nghiệp và thái độ luôn lắng nghe, làm hài lòng khách hàng. Công ty phần mềm Mona Media tiếp tục cho ra đời những sản phẩm phần mềm hóa đơn chất lượng cao. Chính vì vậy, hệ thống hóa đơn điện tử của Mona Media tính đến thời điểm hiện tại đã được hơn 300 doanh nghiệp lớn nhỏ tin dùng.
Nền tảng hóa đơn điện tử Meinvoice – Misa
Meinvoice là phần mềm hóa đơn điện tử của MISA, được Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính và các tổ chức hàng đầu đánh giá cao; và được các doanh nghiệp lớn trong nước tin dùng.
Ưu điểm lớn nhất của phần mềm Meinvoice là có thể kết hợp với nhiều công cụ khác như kế toán, bán hàng, quản lý tạo thuận lợi cho việc xuất hóa đơn điện tử từ nhiều 2 hệ thống. Ngoài ra, phần mềm Meinvoice hóa đơn còn cho phép khách hàng lập và truy vấn hóa đơn trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng,..
Hệ thống hoá đơn điện tử E invoice
Hóa đơn điện tử là phần mềm hóa đơn điện tử do Công ty TNHH Thái Sơn phát triển. Hóa đơn điện tử E-invoice sẽ cung cấp các chức năng hỗ trợ, lập và phát hành hóa đơn điện tử. Đồng thời hỗ trợ nhiều mẫu hóa đơn theo chuẩn của cơ quan quản lý nhà nước về thuế như 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ. Ngoài ra, các công ty có quyền yêu cầu thiết kế hóa đơn và cách sử dụng hình ảnh thương hiệu của công ty để tạo điểm sáng cho thương hiệu của mình.
Công cụ in hóa đơn điện tử Cyber Bill
Cyber Bill là một giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử toàn diện; đã được Cục quản lý thuế Hoa Kỳ chứng nhận và khuyến khích sử dụng. Phần mềm Cyber Bill có nhiều ưu điểm như có thể sử dụng trực tuyến trên website, dễ sử dụng và xuất hóa đơn. Ngoài ra phần mềm hóa đơn còn được tích hợp với phần mềm kế toán và phần mềm bán hàng. Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, cho phép sử dụng chữ ký số và độ bảo mật vô cùng cao.
Ứng dụng hóa đơn điện tử S_ invoice
Có thể nói phần mềm S_ invoice là ưng dụng in hóa đơn điện tử do Công ty Viễn thông và Công nghệ thông tin Viettel cung cấp. Chức năng đặc biệt của S_ invoice là có thể sử dụng hệ thống bảo mật nhiều lớp để xuất một số lượng lớn hóa đơn chỉ trong một ngày và nó còn có khả năng quản lý và lưu trữ hóa đơn cao.
Ngoài ra, S_invoice có thể mở rộng cho nhiều loại hóa đơn cụ thể, có thể tích hợp với nhiều phần mềm khác. Vì thế phần mềm này có thể đáp ứng được nhiều loại hình kinh doanh nên đảm bảo việc lập và quản lý hóa đơn thuận tiện, mang lại lợi nhuận cao hơn.
Kết luận
Bài viết trên đây giới thiệu đến bạn top 5 phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, uy tín. Hy vọng những thông tin trên có thể giúp bạn lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.